Ричард Скоувилл

Несравненная простота в использовании, продуманные детали средств организации рабочих листов, совместимость с макрокомандами пакета 1-2-3 и новые аналитические возможности отличают последнюю версию известной электронной таблицы.

Что же такое фирма Microsoft смогла добавить в систему Excel 3.0 всего за 15 месяцев после ее выпуска, что оправдало бы появление новой версии? Ответ: многое. В прошлом, 1991 году, я назвал Excel 3.0 "лучшей прикладной программой для ПК на сегодня". С тех пор многое в Excel изменилось, но многое осталось прежним. Система Excel 4.0, продажа которой началась в апреле 1992 года (цена системы - 495 долл., цена ее модернизации до 31 июля - 99 долл., после этой даты - 129 долл.), представляет собой удачное сочетание мелких улучшений и революционных новшеств и подтверждает свою репутацию недостижимого лидера среди электронных таблиц.

Так что же вы получаете за свои хлопоты и траты на приобретение новой версии этого популярного пакета для среды Windows? Несравнимую простоту в использовании, очень полезные средства организации рабочих листов, совместимость с макрокомандами пакета 1-2-3 и новые мощные аналитические возможности.

В новой версии системы Excel для основных задач электронных таблиц реализован подход "покажи сразу", что снижает число "путешествий" по системному меню при построении рабочего листа. Например, если требуется переместить элемент в рабочем листе, вам не нужны операции "вырезать" и "вклеить" - надо просто выделить блок, "взять" его с помощью "мыши" и переместить на новое место. Если при этом нажимать клавишу -Ctrl-, элемент будет скопирован, если нажимать клавишу -Shift-, выделенный элемент не "затрет" прежнего содержимого рабочего листа - система просто произведет вставку.

Однако будьте осторожны с операциями перемещения значений по электронной таблице. Очевидно, что перемещение клеток может изменить структуру рабочего листа, а когда вы перемещаете содержимое клетки, используемое в формуле, изменяется структура формулы. С помощью "захвата" передвигать клетки таблицы столь просто, что начинающий или беспечный пользователь может внести беспорядок в формульную часть рабочего листа и породить опасные ошибки, даже не заметив этого.

Вызов команды меню или диалогового окна теперь производится проще, чем раньше. Выберите объект (например, клетку в рабочем листе), нажмите правую кнопку "мыши" - и вы получите меню операций, применимых к данному объекту. В меню для клетки входят операции вставки, удаления, очистки, форматирования числа и форматного выравнивания. Нажмите кнопку "мыши" на оси графика и появится меню, содержащее пункты "оси", "отметки", "шрифт", "текст" и т.д. Если вы дважды нажмете кнопку "мыши" на объекте, например, на оси графика, то возникнет диалоговое окно для форматирования этого объекта.

Вас утомляет ввод и копирование повторяющихся надписей? Средство автоматического заполнения программы Excel позволяет ей подхватывать вашу мысль на лету. Введите, например, "January" в клетку рабочего листа, "возьмите квадратную "ручку" в правом нижнем углу указателя клетки и проведите ею по строке или вниз по колонке. При этом Excel заполнит клетки надписями "February", "March" и т.д. Точно так же можно работать с днями неделями, датами, кварталами финансового года, а также любыми линейными последовательностями чисел. Если вы используете средство автозаполнения для формулы, то получите ее стандартные копии без обращения к каим-либо меню.

Новое меню инструментальных средств пакета Excel 4.0 в виде "быстрых" кнопок для наиболее употребительных команд также помогает обойтись без блужданий по системе меню. Подобное меню использовалось и в Excel 3.0 (как и в большинстве других программ для среды Windows), но в версии 4.0 применен более гибкий и естественный подход: вы получаете в распоряжение стандартный набор меню инструментальных средств для форматирования, рисования, работы с макрокомандами, диаграммами и т.д. В эти меню можно вносить изменения и легко создавать их на основе собственные путем простой вставки пиктограммы.

Как и все в данной версии, меню инструментальных средств продумано до мелочей, что делает его действительно великолепным средством. Скажем, если вы "возьмете" меню и переместите его на центр экрана, оно будет "плавать" по рабочему пространству; если вы переместите его на край, оно будет "сливаться" с рамкой. У вас есть возможность сгруппировать пиктограммы меню в функциональные подгруппы, причем, делается это автоматически.

Многие пользователи никогда не обращаются к более сложным средствам своих электронных таблиц, поскольку соответствующие процедуры кажутся им слишком запутанными. Для упрощения работы Excel 4.0 предлагает средство Wizard - набор сценариев-подсказок для процедур, которые ведут вас от операции к операции. Например, создание графика с помощью Wizard начинается с вызова пиктограммы графика. Появляется диалоговое окно, предлагающее вам выбрать тип графика, а еще два - предлагают добавить текст и задать оси. В каждом диалоговом окне вычерчивается пояснительный текст и черновой вариант графика, позволяющие видеть, как продвигается работа.

В системе Excel 4.0 есть и другие удачные новинки. В зависимости от того, что нужно - взглянуть на таблицу в целом или тщательно изучить какую-то ее часть, - можно выбрать нужный масштаб изображения. Рабочий лист можно предельно уменьшить в 4 раза, а его фрагмент максимально увеличить в 10 раз. Эта возможность особенно полезна, когда нужно подготовить материал для демонстрации. Кроме того, в систему включена достаточно быстро работающая программа для проверки орфографии. Средство Автоформат позволяет выбрать нужную из 14 стандартных схем форматирования рабочего листа - от консервативной Classic 1 до современной Colorful 3.


Средства организации
Организация, стандартизация и проверка больших, сложных рабочих листов - вот главные заботы тех, кто использует электронные таблицы для обработки важной информации. Поиск в рабочем листе конкретных данных или результатов может доставить вам много неприятных минут, особенно если вы не знаете, где их искать. Рабочие листы, построенные пользователем, часто бывают неудачно организованы, поскольку, за исключением сортировки названий по алфавиту, иные средства поддержания порядка в них, как правило, просто отсутствуют. Такие средства есть в трехмерных рабочих листах системы 1-2-3 версии 3.х, но ориентироваться в них часто бывает непросто. К сачстью, Excel 4.0 подходит к проблеме организации информации во всеоружии - в ее арсенале три новых средства: рабочие блокноты (workbook), снимки (view) и именованные отчеты (named report).

Рабочие блокноты Excel 4.0 заменили старую команду File Woorkspace, с помощью которой можно было только сохранять набор файлов связанных рабочих листов под одним общим именем. В отличие от команды File, рабочий блокнот позволяет эффективно организовать прикладную задачу, предоставляя возможность объединять набор рабочих листов в один файл DOS. Нажимая кнопку "мыши" на пиктограмме, вы можете "листать страницы" рабочего блокнота. Имеется также пиктограмма, обеспечивающая доступ к оглавлению, в котором можно выбрать нужные рабочие листы. Каждому листу дать в рабочем блокноте собственное имя (длиной до 31 символа), а открыв для каждого свое окно, видеть на экране одновременно несколько листов. В системе есть удобные команды группового редактирования, позволяющие выполнять одни и те же операции форматирования сразу над несколькими таблицами. Правда, рабочие блокноты не обеспечивают всех возможностей трехмерных рабочих листов системы 1-2-3 версии 3.0. Так, например, нельзя манипулировать трехмерными фрагментами. Однако для большинства пользователей пакета 1-2-3 трехмерные рабочие листы - это просто средство организации информации, а в этом отношении Excel превосходит 1-2-3.

Информацию можно организовывать с помощью снимков, представляющих собой своего рода именованные образцы рабочих листов. Такой снимок хранит характеристики текущего окна - его положение, размер и параметры печати - в виде списка. Позднее вы можете точно воспроизвести окно, выбрав соответствующий снимок. Подобным же образом устроены именованные отчеты. Каждый такой отчет хранит список снимков и собственные параметры печати, что позволяет печатать многостраничные отчеты без обращения к макрокомандам печати.

Разработчики Excel постоянно стремятся отвоевать пользователей у системы 1-2-3, поэтому совместимость Excel с 1-2-3 имеет для них высший приоритет. В версии 3.0 была сделана попытка привлечь пользователей к Excel с помощью системы подсказок, спроектированной явно для облегчения перехода от 1-2-3 к Excel. Однако для организаций, сделавших существенные вложения в разработки на основе продукции фирмы Lotus, несовместимость макрокоманд этих двух систем оставалась камнем преткновения.

Сейчас это последнее препятствие начинает рушиться. Интерпретатор макрокоманд 1-2-3, включенный в Excel версии 4.0, отлично справляется с макрокомандами 1-2-3 версии 2.01, а к тому времени, когда вы будете читать эти строки, фирма Microsoft надеется освоить и макрокоманды версии 2.2. (Бета-версия системы Excel 4.0 не смогла воспроизвести некоторые команды версии 2.2, не говоря уже о новых командах версий 2.3 и 3.х). Однако, если учесть большое число макрокоманд, которые интерпретатор уже обрабатывает, ему можно поставить оценку "отлично". Чтобы запустить макрокоманду системы 1-2-3, например, /P, нужно просто открыть файл WK1 и нажать -Ctrl-P-.

Так и поступайте! Макрокоманды, которые я написал для 1-2-3, исполнялись в Excel 4.0 быстрее, чем в 1-2-3 for Windows. Поднаторев в работе с новой электронной таблицей, вы сможете вставлять вызовы макрофункций Excel в код макрокоманд 1-2-3.

Наконец, Excel 4.0 может работать с пакетом Allways и в режиме WYSIWYG, а также загружать WK3-файлы трехмерных рабочих листов системы 1-2-3 и хранить их в виде иногостраничных рабочих блокнотов. При этом сохраняются ссылки на внешние формулы в таких файлах, однако могут потеряться структуры данных (имена трехмерных форматов или трехмерные таблицы данных). По-видимому, фирма Microsoft не ожидает серьезной конкуренции со стороны электронной таблицы Quattro Pro - Excel 4.0 не может читать файлы в ее формате WQ1. Правда, такие файлы можно прочесть как файлы WK1, но при этом будет потеряно все сложное форматирование.


Диаграммы, графики и отчеты
Здесь много усовершенствований - от серьезных (печать с подгонкой размеров - средство, позволяющее втиснуть на один лист бумаги большую таблицу; в новой версии эта возможность реализована для PostScript-принтеров) до забавных (подобно Quattro Pro, система содержит теперь генератор слайд-фильмов, создающий оригинальные звуковые эффекты при смене кадров). Набор диаграмм включает "радарные" диаграммы, диаграммы с трехмерными столбцами и диаграммы с трехмерными горизонтальными слоями; трехмерный график можно поворачивать, "взяв" его с помощью "мыши". Программа построения диаграмм полезна и сама по себе, но в сочетании с ориентированными на диаграммы сценариями Wizard, меню инструментов и меню операций, вызываемыми нажатием правой кнопки "мыши", делает работу с диаграммами исключительно удобной.

Система Excel позволяет создавать многострочные верхние и нижние колонтитулы, а также реорганизовывать диалоговые окна, упрощая вставку даты, времени и других специальных элементов. В диалоговом окне Page Setup есть даже возможность отменять цвет клеток при печати, так что вам не потребуется переформатировывать таблицы для вывода на черно-белый принтер.

Средство Scenario Manager поднимает искусство анализа методом проб и ошибок на новый уровень. Оно позволяет подготовить и назвать наборы альтернативных значений для клеток ввода, а затем легко переключиться с одного набора на другой и следить за получаемым эффектом. Система Excel поддерживает список именованных сценариев и дает возможность строить сводную таблицу их результатов. В средство Slover включена теперь функция Save Scenario, благодаря которой найденное решение можно сохранить в виде сценария.

Дополнение Crosstabs, имеющее свой собственный Wizard-модуль, позволяет создавать сводную таблицу информации из базы данных, в которую можно поместить промежуточные итоги или средние данные по разделам. При этом можно также подсчитывать число записей и выводить, например, численность работников по каждой возрастной группе.

Фирма Microsoft утверждает, что в настоящее время 15-20% пользователей Excel составляют научные работники и инженеры. Чтобы ублажить этих влиятельных пользователей и потрясти коллег, еще не отдавших предпочтение Excel, разработчики включили в версию 4.0 дополнение Analysis Tools с большим набором развитых процедур, от анализа вариаций и случайных выборок до анализа Фурье. Кроме этого, версия 4.0 предлагает 140 новых функций, таких, как биноминальные, хи-квадрат и статистического нормального распределения. Пользователи, ранее экспортировавшие данные из электронных таблиц в программы статистического анализа типа Statgraphics, теперь могут проделать всю работу в Excel.


Засучим рукава
Вполне понятно разочарование пользователей, связанное с необходимостью тратить время на перемещение, копирование и форматирование, т.е. на те простые повторяющиеся операции, которые необходимо выполнить, чтобы перейти к более развитым возможностям. По мере того, как разработчики все больше и больше возможностей в устаревший интерфейс, раздражение пользователей росло. Именно поэтому такие особенности Excel, как продуманность и законченность организации процедур, а также возможность прямых манипуляций с объектами воспринимаются "на ура". Для более квалифицированных пользователей новые средства организации (рабочие блокноты, в частности) преследуют ту же цель - сделать более простой работу со сложными прикладными задачами.


ОБ АВТОРЕ
Ричард Скоувилл - внештатный редактор журнала PC World, консультант по обучению работе с программным обеспечением (Дарема, шт. Северная Королина).

Статья опубликована в журнале "Мир ПК" №6 1992 г.