ВЫБИРАЙ С УМОМ
Если вы пришли в продуктовый магазин с намерением купить килограмм бананов и двести грамм трески, но при этом просите завернуть вам какой-нибудь еды, то маловероятно, что продавец удовлетворит ваш гастрономический интерес с точным соблюдением ассортимента и его пропорций. Тем более при выборе программы сводного учета: если вы не сумеете точно сформулировать ваши потребности, детально проверить, отвечают ли возможности предлагаемой программы особенностям и требованиям бухгалтерии вашей фирмы, вам вряд ли удастся сделать правильный выбор.

Программы сводного бухгалтерского учета существенно различаются между собой степенью и направленностью детализации учета. Все они содержат раздел синтетического учета, многие включают в себя элементы аналитического учета и формирования отчетности. Часто разработчики встраивают в них функции оформления бухгалтерских документов, а также элементы количественного учета, финансового анализа, различные инструментальные средства.

СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ
Первое, на что нужно здесь обратить внимание, - это настраиваемость плана счетов. Если программа жестко привязана к существующему плану счетов, то как бы хорошо не были реализованы все остальные функции, при очередном изменении законодательства вам придется обратиться к разработчику, чтобы он ее переделал. Как правило, требование настраиваемости плана счетов в программах соблюдается. Любой разработчик гордо покажет вам свой справочник счетов и будет утверждать, что пользователь без труда может его перенастроить. Но не давайте ввести себя в заблуждение - попросите показать, как в рамках его программы, имея наполненную базу данных, выполнить переход к другому плану счетов. Например, если вы еще "живете" по старому плану счетов, убедитесь, что можно, не потеряв данных, перенести, например, остатки счетов 05, 06, 07 и 08 на субсчета 10.

Оценивая настраиваемость плана счетов, проверьте, имеется ли признак активности/пассивности счета. Если вам нужно получать по активно-пассивным счетам как свернутое, так и развернутое сальдо, то такой признак должен присутствовать, а соответствующие выходные формы предоставляют возможность получения обоих типов сальдо. Хорошо, если в программе есть справочник проводок, позволяющий получать подсказку по корреспонденции счетов, принятой при выполнении данной учетной операции. Еще лучше, если в программе имеется справочник операций, в котором отражены проводки и коэффициенты распределения по ним общей суммы операции. В этом случае, чтобы ввести сразу несколько проводок, бывает достаточно указать тип операции (документа) и ее общую сумму, тем самым формируя множественные проводки, связанные логикой выполняемой операции.

Полезно, если программа позволяет формировать специализированные проводки непосредственно перед оформлением документа, учитывая его специфику.

Трудоемкость оформления учетных операций снизится, если в программе реализованы настраиваемые механизмы "закрытия" собирательных счетов, расчета прибыли, себестоимости, налогов и платежей в бюджет, начисления процентов по ссудам и т.д. Во многих программах перечисленные функции отсутствуют, между тем они могут существенно упростить работу бухгалтера. Если эти функции не поддерживаются, то можно, конечно, распечатать оборотный баланс и, взяв оттуда соответствующие величины оборота, ввести все необходимые проводки вручную. Однако в этом случае вам вряд ли удастся выполнить оперативный финансовый анализ, поскольку трудоемкость такой "ручной" обработки достаточно высока. Обязательно убедитесь в том, что программа составляет те выходные формы синтетического учета, которыми вы пользуетесь в повседневной работе. Обратите внимание на возможность получения оборота счетов за произвольно выбранный (в пределах разумного) период. Если программа позволяет рассчитывать сальдо и обороты только за "жестко" установленные периоды (месяц, квартал, год), то и после приобретения программы в конце каждого отчетного периода ваша бухгалтерия будет работать в "пожарном" режиме. И, разумеется, возможности вести оперативный анализ будут существенно ограничены.

АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ
Желательно, чтобы в программе поддерживался хотя бы один уровень аналитических счетов. В некоторых программах под аналитическими счетами понимаются не только шифры аналитического учета, но и, например, названия контрагентов по совершаемым операциям. А следовательно, вы сможете обрабатывать данные по расчетам с поставщиками и потребителями, подотчетными лицами, прочими дебиторами-кредиторами. Обратите внимание на возможность гибко детализировать учет на основе аналитических счетов, привязываемых непосредственно к синтетическим. Как правило, специфика ведения учета на конкретных счетах требует разного уровня детализации, поэтому, чтобы избежать проблем при вводе данных, проверьте возможность ее избирательной развертки в рамках приобретаемой программы. Если привязка аналитических счетов к синтетическим жесткая, программа будет настойчиво требовать от вас ввода данных по всей цепочке аналитических счетов, где нужно и где не нужно.

Проверьте наличие справочной поддержки системы аналитических счетов и механизма оперативного расчета сальдо и оборотов счета с необходимым вам уровнем детализации.

Важным достоинством программы является возможность группировки проводок с учетом их принадлежности к проведению операций по той или иной теме (договору, расчетам с данным контрагентом и т.д.) и получения оборота счетов по выделенной теме, с одной стороны, и оборота выбранного счета в тематическом разрезе, с другой.

ОТЧЕТНОСТЬ
Прежде всего убедитесь в возможности получения необходимых вам отчетных форм и, что очень важно, в их настраиваемости. Так, большинство предлагаемых программ позволяет строить баланс предприятия. Везде имеется некоторый механизм его настройки, определяющий правила объединения остатков счета в ту или иную строку баланса. Однако лишь немногие программы позволяют самому пользователю изменять форму отчета. Особенно важно, чтобы настраивались приложения к балансу. Тут и формы могут изменяться, и правила расчета.

Следует иметь в виду, что некоторые разработчики впадают в крайность: увлекшись созданием инструментария для конструирования выходных форм, они забывают, что программа предназначена не программистам, а бухгалтерам и не должна быть сложной в использовании. Если в программе не реализованы нужные вам формы, но есть генератор отчетов, то уясните для себя, просто ли им пользоваться. Потратить время на овладение инструментарием безусловно стоит, ведь финансовые органы могут ввести новую форму отчетности, которую вы с его помощью сконструируете. Кроме того, вам, возможно, потребуется какая-то специальная форма для проведения финансового анализа.

ОФОРМЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Если у вас нет специализированной программы оформления бухгалтерских документов, удобно, чтобы приобретаемая программа ведения сводного учета обеспечивала ввод, выписку и хранение первичных бухгалтерских документов. У вас отпадут проблемы с соответствующими бланками, а процесс печати и подготовки документов существенно упростится. Обращайте внимание на возможность использования при этом справочников и настраиваемость форм и реквизитного состава документов.

ЭЛЕМЕНТЫ КОЛИЧЕСТВЕННОГО УЧЕТА
Некоторые разработчики включают в свою программу элементы количественного учета. Если на вашем малом предприятии есть проблемы с учетом материалов, МБП, основных средств, то иметь в программе элементы количественного учета очень удобно. Если таких проблем нет, то лучше поискать другую программу, поскольку функциональная избыточность обычно "утяжеляет" использование программ сводного учета. Особенно проблематично соединение функций сводного и количественного учета в одной программе в том случае, если предполагается ее использовать на среднем или крупном предприятии, поскольку многие проблемы количественного учета (например, расчет износа основных средств и МБП) можно разрешить в рамках такой программы лишь при условии информационной избыточности, а часто и значительного увеличения трудоемкости выполнения учетных операций.

СРЕДСТВА ФИНАНСОВОГО АНАЛИЗА
Полезной составляющей программы сводного учета являются средства финансового анализа. Действительно, разве на данных отчетности базируются основные методики анализа финансового состояния предприятия? Пока идея совмещения функций сводного учета с элементами анализа финансового состояния в рамках одной программы не получила широкого развития, хотя такие программы есть. Как правило, в них реализуется один из двух подходов. При первом в программу встраивается та или иная методика финансового анализа. Такие программы в наибольшей степени подойдут очень занятому руководителю, не желающему вникать в тонкости структуры показателей методики. Однако любая методика финансового состояния имеет свои плюсы и свои минусы. Поэтому тем, кто намерен проводить углубленный финансовый анализ, лучше иметь программу с развитыми инструментальными средствами, позволяющими настраивать программу на расчет произвольных показателей. Тогда, пусть и приложив определенные усилия, вы сможете получить именно то, что вам нужно, а не жесткую систему показателей, навязываемых вам методикой.

ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА
Поскольку при ведении сводного учета (как и любого другого раздела учета) постоянно требуется осуществлять различные вспомогательные расчеты, необходимым элементом программы является встроенный калькулятор, обеспечивающий, помимо собственно вычислений, экспорт/импорт чисел в нужные ячейки экранных форм.

Обращайте также внимание на возможность организации выборок - отбора интересующих вас сведений для просмотра и оперативных подсчетов. Попробуйте с помощью программы решить такую, например, задачу: подсчитать дебет некоторого счета по операциям с определенным контрагентом за установленный вами период. Очень удобно, когда в программе имеется генератор отчетов. При наличии связи с базой данных и возможности расчета произвольных показателей помимо своей основной функции - построения форм отчетности - он может оказаться хорошим подспорьем при проведении финансового анализа, однако его использование требует от пользователя достаточной квалификации и часто немалых трудозатрат. Полезен в программе встроенный календарь, в котором предусмотрены расчеты с датами.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ПРОГРАММАМИ
Приобретая программу сводного учета, обращайте внимание на возможность организации ее интерфейса с другими используемыми в вашей бухгалтерии программами, поскольку в противном случае вам придется вручную вводить проводки, отражающие суть учетных операций целостности, осуществляемых с применением других программ, что при ведении детализированного учета может оказаться достаточно трудоемким.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Безусловно, все стремятся приобрести программу, надежную в эксплуатации. Это прежде всего касается контроля целостности БД. В программах, как правило, реализуется отдельно или в сочетании следующие подходы к контролю: создание архивных копий, переиндексация файлов по требованию пользователя и автоматическое устранение программой аварийных ситуаций, вызванных разрушением индексов.

Если на вашем предприятии имеются программисты, то им стоит обратить внимание на особенности программной реализации приобретаемого продукта. Хорошо, если описания структуры БД, входных и выходных форм отделены от программы и допускают корректное вмешательство без участия разработчиков. Необходимость такого вмешательства может быть вызвана разными причинами. Самая простая - изменение размера реквизитов. Ведь неизвестно, какие масштабы примет инфляция, - быть может, в суммовых полях потребуется отражать миллионы, между тем заранее резервировать огромную значность явно нерационально. Другой пример - изменение структуры и правил расчета и правил расчета реквизитов в формах отчетности, о необходимости которой говорилось выше.

Далее, можно показать, что простое изменение реквизитного состава журнала операций в сочетании с заложенными в программу ведения сводного учета возможностями организации выборок и выборочных расчетов могут привести к появлению качественно новых потребительских свойств программы. Особенно это касается возможностей ведения аналитического учета.

ПРОСТОТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Если вы приобретаете программу, не заключая договора о сопровождении и обучении персонала бухгалтерии, обратите внимание на наличие встроенной системы оперативной подсказки и не пожалейте времени на то, чтобы оценить качество документации.